Archivace, skartace a digitalizace dokladů nejen v bytovém družstvu a SVJ
Také se Vám při pohledu na sbírku šanonů vybaví fejeton Jana Nerudy „Kam s ním“ a chtěli byste své šanony nejlépe „vyhodit“, ale nevíte, zda již můžete?
Pokusím se Vám toto téma objasnit. Oblast archivace dokladů řeší hned několik předpisů. Jedná se zejména o zákon o účetnictví, zákon o dani z příjmů, zákon o dani z přidané hodnoty, občanský zákoník, daňový řád, zákon o archivní a spisové službě, zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, a další. Ne všechny zákony se však vztahují na všechny.
Pro osobu vedoucí účetnictví je potřeba splnit dobu archivace nejen podle daňových, ale také účetních předpisů, případně také podle předpisů upravujících sociální pojištění, přičemž je nutno doklady archivovat po dobu, která je jednotlivými předpisy stanovena jako nejdelší. Na osobu, která není plátcem DPH nebo osobou identifikovanou k této dani, se zase nebude vztahovat zákon o dani z přidané hodnoty apod.
ARCHIVACE DOKLADŮ A ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ
A/ Všechny podnikající osoby
Zdánlivě nejkratší lhůtu pro archivaci stanoví daňové předpisy, jako lhůtu, po kterou je možné daň stanovit. Tato lhůta činí 3 roky ode dne, kdy uplynul termín pro podání daňového přiznání, případně pro splatnost daně /pokud nebyla povinnost přiznání podat/. Za rok 2015 je tak možné daň stanovit do 31.3.2019, případně do 30.6.2019, pokud bylo podání učiněno prostřednictvím daňového poradce.
Tato lhůta se prodlužuje v případě, kdy v posledních 12 měsících před uplynutím této lhůty došlo k podání dodatečného daňového tvrzení, případně byl poplatník správcem daně vyzván k podání dodatečného daňového přiznání na doměření daně.
Lhůta se prodlužuje také v případě, kdy daňovému subjektu vznikne ztráta, kterou je možné odečíst v následujících 5-ti zdaňovacích obdobích. Lhůta v tomto případě končí současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, ve kterém lze ztrátu uplatnit. Pokud ztráta vznikla v roce 2018, poslední lhůta pro vyměření daně je 31.3.2024, případně do 30.6.2024, pokud bylo podání učiněno prostřednictvím daňového poradce.
Daňový řád dále vyjmenovává úkony, od kterých se lhůta pro stanovení daně počítá znova /například zahájení daňové kontroly/ nebo situace, po jejichž dobu lhůta vůbec neběží a přerušuje se.
Maximální lhůta pro vyměření daně je však daňovým řádem stanovena na dobu 10 let!
V roce 2019 je tedy možné s klidem skartovat doklady a účetní záznamy za rok 2008, neboť lhůta pro podání přiznání uplynula 31.3.2009, případně 30.6.2009 při využití daňového poradce a daň již tedy nelze vyměřit.
Neskartujte však mzdové listy, pro které platí archivační lhůta 30 let (zákon č. 582/1991 Sb.), vyjma mzdových listů osob, kteří jsou ve starobním důchodu, kde archivační lhůta činí 10 let.
Před skartací účetní závěrky si vždy zajistěte souhlas oblastního archivu (vyjma bytového družstva a SVJ)!
B/ Subjekty, které vedou účetnictví (povinně nebo dobrovolně)
Pokud se jedná o subjekt, který má povinnost vést účetnictví (družstva a SVJ mají povinnost vést účetnictví), případně subjekt vede účetnictví dobrovolně, musí se také řídit zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb. Podle tohoto zákona musí účetní jednotka uchovávat veškeré účetní doklady, účetní záznamy, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh po dobu 5 let. Vzhledem k tomu, že se z přijatých nebo vystavených dokladů zpravidla stávají účetní doklady (jsou na nich různou formou doplněny náležitosti účetního dokladu), je nutno veškeré tyto doklady a záznamy po uvedenou dobu archivovat a zajistit jejich čitelnost a neporušitelnost. Pro účetní závěrky (rozvaha, výkaz zisků a ztrát, příloha) dokonce platí lhůta 10 let.
OSVČ, která nevede účetnictví, ale vede daňovou evidenci, případně uplatňuje výdaje paušálem, lhůty podle zákona o účetnictví vůbec neřeší.
C/ PLÁTCE DPH NEBO IDENTIFIKOVANÁ OSOBA
Osoby, které jsou plátcem daně nebo jsou identifikované osoby k dani, musí kromě výše uvedeného dodržet také lhůtu pro archivaci dokladů podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Lhůta pro archivaci dokladů podle zákona o DPH činí 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají.
Někdy se stane, že družstvo nebo SVJ se stane identifikovanou osobou k dani z důvodu nákupu služby od zahraniční osoby – například si nechá opravit střechu od firmy z SK. V takovém případě se musí registrovat jako osoba identifikovaná k dani, z přijaté služby odvést státu DPH (zdánlivě levná oprava se tak prodraží o 21 %), a dále musí dodržet 10-ti letou lhůtu pro archivaci dokladů. Na rozdíl od plátce daně však identifikovaná osoba nemá nárok na odpočet DPH.
D/ VŠECHNY PRÁVNICKÉ OSOBY (a.s., s.r.o., v.o.s., k.s., družstva, SVJ, spolky a další)
Všechny právnické osoby musí od 1.1.2021 (ode dne účinnosti novely zákona č. 89/2012 Sb.) po celou dobu své existence uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami. Pokud je přijato usnesení nejvyššího orgánu společnosti přijato mimo zasedání (per rollam), uchovává právnická osoba i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním. V případě zániku právnické osoby musí právní nástupce nebo likvidátor tyto dokumenty likvidovat ještě 10 let ode dne zániku společnosti.
SKARTACE NĚKTERÝCH DOKUMENTŮ POUZE SE SOUHLASEM OBLASTNÍHO ARCHIVU
Spolky, obchodní společnosti, družstva s výjimkou bytových družstev, politické strany apod. mají povinnost uchovávat dokumenty, uvedené v příloze č. 1 zákona o archivní a spisové službě, a dále mají povinnost před jejich skartací (zničením) umožnit příslušnému oblastnímu archivu výběr archiválií, tedy umožnit výběr dokumentů, které jsou hodny ochrany k trvalé archivaci. Vybrané archiválie jsou pak vzaty příslušným archivem do evidence Národního archivního dědictví, zůstávají však nadále ponechány v péči původce/vlastníka.
Jedná se o zejména o zakladatelské dokumenty, účetní závěrky, stanovy, jednací řády, výroční zprávy, audity, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem apod. U těchto dokumentů, vyjma účetní závěrky, neexistuje skartační lhůta, a subjekt si je ponechává po celou dobu své existence. Skartaci a výběr archiválií tak řeší až prostřednictvím likvidátora v případě zániku a likvidace společnosti, spolku, družstva.
Pokud se jedná o skartaci účetní závěrky po uplynutí 10-leté skartační lhůty, je tuto potřeba v rámci skartačního řízení nabídnout archivu k výběru za archiválii. Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který je zaslán příslušnému archivu. Skartace bez výběru archiválií je považována za správní delikt. Bytová družstva a SVJ jsou však této povinnosti ušetřena.
O každé skartaci vždy pořiďte zápis – co jste skartovali, jakým způsobem, datum a podpisy oprávněné osoby, která skartaci provedla.
DIGITALIZACE DOKLADŮ
V případě, že máte omezené prostory, můžete papírové doklady digitalizovat – zpravidla skenovat. Abyste splnili podmínky zákona o účetnictví, tj. aby bylo možné doklad považovat za věrohodný a obsahově neměnitelný, je potřeba takovýto doklad opatřit elektronickou podpisovou značkou/elektronicky podepsat a doplit časovým razítkem. Vzhledem k nutnému technickému vybavení a časové náročnosti se digitalizací dokladů zpravidla zabývají specializované společnosti.
Digitalizací dokladů není přijetí dokladu v elektronické podobě!
Pozor na úskalí digitalizace
Pokud preferujete digitální formu archivace, mějte na paměti, že po celou dobu, po kterou musíte doklady archivovat, musíte rovněž archivovat software a hardware nutný k zobrazení archivovaných dokladů a dokumentů. Není to tak dávno, kdy se data uchovávaly na disketách, ale dnes ve firmách ani domácnostech nenajdete PC, které by mělo disketovou mechaniku. Vzpomeňte také na operační systém MS-DOS, který byl ještě nedávnou používán, ale dnes už jej zřejmě nespustíte, takže zde uložená data nezískáte.....
Autor: Ing. Pavla Gajdáčková, jednatelka webDOMU s.r.o.
Výhrada autora: článek, případně jeho části je možné bez souhlasu autora šířit pouze prostřednictvím tohoto URL odkazu. V opačném případě se jedná o porušení autorských práv.
zpět do Aktualit