Chceme Vám ještě více zjednodušit práci s aplikací webDOMU.cz, a proto jsme pro Vás připravili přehledný návod v 7 krocích, abyste si byli jisti, že vše děláte správně. Můžete si také prohlédnout naše vzorové družstvo a SVJ (odkazy najdete na úvodní stránce webdomu.cz).

1. KROK

Jste-li oprávněná osoba (statutár), pak na webDOMU.cz. dejte registrovat nové družstvo nebo SVJ a vyplňte požadované údaje. Stačí když znáte IČ družstva/SVJ, vaše jméno, telefon a email, ostatní údaje se vám samy načtou z obchodního rejstříku po zvolení funkce Doplnit údaje z OR. Načtené údaje si raději překontrolujte a případně opravte. Sami si zadejte internetovou adresu, kterou bude vaše družstvo/SVJ používat, ve tvaru webdomu.cz/VaseStranky.

2. KROK

Po úspěšné registraci vám emailem pošleme přístupové údaje s přímou internetovou adresou vašeho družstva/SVJ s odkazem, který si otevřete a přihlásíte se.

3. KROK

Doplňte údaje o vašem družstvu/SVJ (postupujte po jednotlivých položkách v menu). Není potřeba vyplnit vše najednou, k jednotlivým částem se můžete kdykoliv vrátit.

INFORMAČNÍ DESKA - pokud chystáte členskou schůzi/shromáždění, umístěte zde pozvánku. Čekají-li vás odečty, odstávka vody nebo jiná událost, informujte o tom vaše členy. Registrovaným členům se údaje z informační desky automaticky odešlou emailem.

NÁSTĚNKA - slouží pro komunikaci členů vašeho družstva/SVJ, tu přeskočte. Zde nezadává informace statutár, ale řadový člen (info typu podnajmu byt, pronajmu garážové stání, prodám tiskárnu apod.)

HLASOVÁNÍ - pokud chcete nechat členy vašeho družstva/SVJ o něčem nezávazně hlasovat, využijte naše hlasování. Sami si zvolíte otázku a možné odpovědi, výsledky hlasování se zobrazí automaticky.

DOMY - nebo-li jednotlivé vchody. Pokud má vaše družstvo/SVJ více vchodů, každý vchod zadejte zvlášť. Členy družstev, kteří chtějí převést/nabýt svůj družstevní podíl, může zajímat rok kolaudace a také rok a rozsah rekonstrukce.

KONTAKTY - zadejte si všechny kontakty, které mohou vaši členové potřebovat.

ČLENOVÉ - do tabulky členů si přidejte všechny členy vašeho družstva/SVJ a uveďte u nich údaje, které znáte. E-mail zadejte až v okamžiku, kdy máte od člena souhlas s jeho registrací na webdomu.cz (viz. pátý krok). Po jeho zadání odešlete členovi email s registračními údaji.

Výběr funkce (např. předseda, místopředseda, člen družstva/vlastník) má vliv na nastavení uživatelských oprávnění (viz Nastavení – Tabulka oprávnění).

Ze seznamu členů si můžete vyexportovat Prezenční listinu a u SVJ i Hlasovací listinu, která zohledňuje podíl vlastníka.

U SVJ si můžete usnadnit práci s vyplňováním seznamu členů a jednoduše importovat aktuální vlastníky z katastru nemovitostí.

Kompletní údaje o členech družstva/SVJ uvidí pouze kontrolní a statutární orgán, případně správce (ten kdo má nastaveny uživatelská oprávnění). Jednotliví členové mezi sebou vidí pouze jméno, příjmení a adresu ostatních členů.

DOKUMENTY - můžete využít našich předdefinovaných složek, nebo si je můžete smazat či upravit. U každého z dokumentů sami určíte, zda se jedná o veřejný dokument, který mohou vidět všichni (i nepřihlášení uživatelé), a nebo neveřejný, který je určen jenom pro zaregistrované uživatele (např. zápisy z členských schůzí/shromáždění).

FORMULÁŘE KE STAŽENÍ - členové družstva/SVJ mohou využít některý z našich připravených formulářů pro kontakt s vámi, nebo si můžete přidat své formuláře.

POPLATKY - zadejte všechny poplatky, které si vaše družstvo/SVJ odsouhlasilo.

SPOTŘEBY ENERGIÍ - můžete si zadat údaje spotřeb a nákladů za energie za váš dům (nahrazuje energetický průkaz do 31.12.2015) a dále zde nahrát váš energetický průkaz budovy. Z vašich údajů se budou automaticky generovat přehledné grafy.

POKLADNA - můžete zadávat příjmy a výdaje v hotovosti (budou se vám řadit podle data) a kontrolovat zůstatek pokladny s vaším správcem nebo účetní. Nezapomeňte vždy na začátku kalendářního roku navést počáteční stav pokladny pro daný rok. Přehled pokladních pohybů můžete poslat emailem nebo data vyexportovat do excelu a vytisknout. Pokladna je neveřejná, uvidí ji pouze ti, kteří mají nastavená uživatelská oprávnění.

KNIHA ZÁVAZKŮ - zadávejte si přijaté faktury (budou se vám řadit podle data). Přehledy faktur můžete poslat emailem nebo vyexportovat do excelu a vytisknout. S vaším správcem nebo účetní si tak můžete zkontrolovat, že mají od Vás všechny faktury. Kniha závazků je neveřejná, uvidí ji pouze ti, kteří mají nastavená uživatelská oprávnění.

NASTAVENÍ - ZÁKLADNÍ ÚDAJE - pokud je to potřeba, aktualizujte si zde údaje zadané při registraci.

NASTAVENÍ - TABULKA OPRÁVNĚNÍ – uživatelská oprávnění od nás máte přednastavena. Námi přednastavené oprávnění si můžete upravit, jak to vyhovuje potřebám vašeho družstva/SVJ. Upravením uživatelských oprávnění ovlivňujete veřejnou a neveřejnou část Vašeho družstva/SVJ. Proto si vždy dobře promyslete komu uživatelské oprávnění přidáváte. Pokud někdo nevidí v nabídce to co má nebo nemůže zadávat nové údaje (např. pokladník), je to tím, že nemá správně nastavené uživatelské oprávnění, tak mu je přidejte.

4. KROK

Oznamte členům družstva/SVJ zřízení nových internetových stránek dopisem, který jste od nás obdrželi. Dopis jim můžete odeslat e-mailem nebo vytisknout a vyvěsit na nástěnku v domě.

5. KROK

Zaregistrujte v seznamu členů e-maily od těch členů, kteří vám je pro účely registrace poskytli. Členové družstva/SVJ si pak už sami mohou ve svých kontaktních údajích provádět změny a aktualizovat své údaje (kromě těch, které zadává statutár), budou moct přispívat na nástěnku a hlasovat v hlasování.

6. KROK

Doplňujte a udržujte všechny informace aktuální.

7. KROK

Pokud budete chtít naše služby využívat i po skončení 30 denní testovací lhůty, uhraďte zálohovou fakturu, kterou jsme vám zaslali emailem.

NEVÍTE SI S NĚČÍM RADY?

Neváhejte nás kontaktovat (kontakty naleznete v zápatí). Věříme, že budete se službou webDOMU.cz spokojeni.

Váš tým webDOMU.cz

---