Hlasování za použití technických prostředků versus hlasování per rollam

Zakladatelské právní jednání právnické osoby (stanovy) může připustit rozhodování orgánu i mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků (§ 158/2 NOZ).

Zde je však potřeba odlišit 2 rozdílné způsoby hlasování podle toho, zda se schůze fyzicky koná, nebo hlasování probíhá zcela mimo zasedání:

A/ Schůze se vůbec nekoná a hlasování je přijato mimo zasedání náhradním způsobem, tj. způsobem per rollam (písemná forma)

Dle § 562/1 NOZ je však písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. § 561/1 NOZ: K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis však může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. *Na základě Zákona č. 297/2016 Sb. a Nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS lze mezi soukromoprávními osobami uznat za vlastnoruční podpis také prostý elektronický podpis, který nenaplňuje požadavky kladené na vyšší formy elektronických podpisů (tj. zaručený elektronický podpis či kvalifikovaný elektronický podpis). Elektronický podpis je přitom definován jako data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání. 

Za podepsaný dokument lze tak na základě výše uvedeného jistě uznat také dokument odeslaný z e-mailu, který člen poskytl pro komunikaci se SVJ/družstvem, je veden v seznamu členů SVJ/družstva, tudíž nelze mít pochyb o tom, kdo dokument odeslal, bez ohledu, zda je na dokumentu naskenovaný podpis či nikoliv. 

Hlasování v rámci aplikace webdomu.cz splňuje veškeré požadavky na písemné hlasování a na vlastnoruční podpis člena (člen se přihlašuje svým e-mailem, který je uveden v seznamu členů, a jeho individuálním heslem, u hlasování je uvedeno jeho jméno a příjmení, datum a čas hlasování a celý návrh usnesení, o němž hlasoval), hlasování nelze v průběhu měnit, neměnné jsou rovněž výstupy z hlasování. Hlasování přes webdomu.cz není potřeba ve stanovách nijak zvlášť upravovat, stačí, aby stanovy hlasování způsobem per rollam obecně umožňovaly.

Výše uvedené však neplatí ve vztahu k veřejnoprávním institucím (např. finanční úřad, soud apod.). Avšak i v případě, že usnesení musíte dokládat soudu (například při volbě členů představenstva), pak se jedná o jednání mezi soukromoprávními osobami - mezi družstevem/SVJ a jejich členy, nejedná se tedy o jednání vůči veřejnoprávní instituci, té se usnesení pouze dokládá!

B/ Schůze se opravdu koná, avšak je členům umožněno hlasovat vzdáleně - hlasování za použití technických prostředků

K hlasování tak můžete využít různé on-line aplikace, kde se můžete s účastníky vizuálně spojit a jejich identitu „ověřit“  (např. Google MEET, Zoom apod.). Takové hlasování pak můžete kombinovat, kdy například ½ lidí skutečně fyzicky na schůzi dorazí a ½ se přihlásí on-line. S tímto způsobem hlasování je však nutno členy dopředu s předstihem seznámit, například již při rozeslání pozvánky.

Náhled na hlasování způsobem per rollam prostřednictvím portálu webDOMU.cz

autor: Ing. Pavla Gajdáčková, autorská práva: webDOMU s.r.o.

zpět do Aktualit