Jak to funguje

webDOMU.cz je webová aplikace / portál pro SVJ a bytová družstva, která umožňuje snadnou tvorbu a správu webových stránek pro SVJ, družstva nebo spolky. V rámci portálu informujeme o důležitých novinkách a povinnostech bytových družstev a SVJ, nabízíme bezplatnou poradnu pro své klienty a zajišťujeme také některé další služby (úvěry, pojištění, regulace tepla apod.).

Na rozdíl o jiných portálů odlišujeme stránky družstva od stránek SVJ a reflektujeme tak rozdílné formy vlastnictví a jejich dopad na evidenci, hlasování apod. Webové stránky jsou doplněny o chytré funkce jako je např. hlídání revizí a jiných důležitých událostí, rozesílání notifikačních e-mailů a SMS zpráv o vložení nového příspěvku, hlasování atd.

Prostřednictvím webových stránek SVJ a družstva můžete pohodlně a efektivně informovat členy, nájemce, vlastníky, o aktuálních událostech ve vašem domě, upozornit je na odečty, schůze, revize, zpřístupnit zákonně zveřejňované informace (např. dle GDPR), hospodaření domu, vzory, formuláře, projednávané podklady k bodům schůze apod.

Jednotlivé záložky webových stránek, stejně tak jako každý dokument, lze rozdělit na veřejnou a neveřejnou část, přístupnou pouze registrovaným členům. Každý uživatel má své vlastní přihlašovací údaje. Stránky využívají nejvyšší úroveň zabezpečení dat a jsou bez reklam.

Pro založení stránek stačí zadat IČ vašeho družstva nebo SVJ a stránky jsou na světě! Neplatíte dopředu, veškeré funkce si můžete sami nezávazně vyzkoušet. Pro uzavření smlouvy stačí akceptovat obchodní podmínky a uhradit naši zálohovou fakturu (zasíláme v ročním intervalu). V případě, že vám stránky nebudou vyhovovat, tak prostě nezaplatíte fakturu.

Prohlédněte si vzorové družstvo nebo vzorové SVJ kde získáte nejlepší přehled o tom, co stránky obsahují.

Odpovědi k fungování aplikace naleznete na stránce Časté dotazy, podrobnější popis k některým funkcím pak v záložce Aplikace webDOMU.

Přihlašování a heslo

Přihlašovacím údajem je e-mail a heslo, které od nás obdržíte automaticky po založení stránek. Každý uživatel má své vlastní přihlašovací údaje, které se členům odešlou automaticky po vložení jejich e-mailové adresy do Tabulky členů. E-mail je jedinečný identifikátor uživatele a nemůže být tedy sdílen vícero členy.

Nepřihlášení uživatelé mohou vstupovat pouze do veřejných částí stránek (stačí se odhlásit a uvidíte, které to jsou), to proto, aby se také nepřihlášení členové dostali zejména k pozvánce na schůzi. Tímto se webDOMU.cz liší od ostatních aplikací a splňuje u družstev literu zákona.

Bezpečnost a zálohování dat

Vaše data jsou na serverech uložena v zašifrované podobě, chráněna protokolem https a pravidelným zálohováním. Neobchodujeme s daty našich zákazníků, ani koncových uživatelů.

Na Vaše stránky neumísťujeme reklamu.

Doména

Stránky jsou po založení dostupné na doméně webdomu.cz a to pod Vámi zvoleným názvem (webdomu.cz/nazev), provozovány však mohou být také zcela na vlastní doméně. S nastavením či pořízením domény Vám poradíme.

Správné přiřazení funkce

Vzorové družstvo a vzorové SVJ vidíte z pohledu předsedy představenstva/výboru a správce stránek, kteří mají mají ve výchozím nastavení nejvyšší administrátorská oprávnění. Tito členové mohou vidět a měnit veškeré údaje.

Pro ostatní členy družstva/SVJ jsou do některých záložek a údajů přístupy omezeny (důvěrné informace o ostatních členech, Pokladna, Kniha závazků, Nastavení). Pro řádné fungování stránek je proto důležité přiřadit každému členovi správnou funkci. Výchozí nastavení funkce můžete modifikovat v záložce Nastavení / Tabulka oprávnění.

Kontakty

Kontakty jsou standardně viditelné pro všechny členy a také pro cizí osoby (v Nastavení doporučujeme vložit e-mail družstva či SVJ). Pokud Kontakty nechcete zveřejňovat cizím osobám, v Tabulce oprávnění zatrhněte u nepřihlášené osoby červený piktogram přeškrtnutého oka.

Pro plné využití aplikace, je potřeba mít v Kontaktech vyplněn alespoň jeden e-mail, na který budou chodit upozornění na blížící se událost, příspěvky členů na Nástěnku, atd. Tento e-mail rovněž slouží k tomu, abychom Vám mohli zaslat fakturu apod. Reklamy nezasíláme.

Členové

V záložce Členové zadejte na rozdíl od Kontaktů osobní e-mail, kterým se na stránky přihlašujete, nikoliv e-mail družstva či SVJ.

Evidence je vedena podle bytů a jednotek, tj. pokud je u jednoho bytu/jednotky více členů/vlastníků, zadejte všechny, jedná se o společné členy, kteří budou mít některé údaje společné.

Seznam členů družstva je veden v rozsahu dle § 580 Zákona o obchodních korporacích. Tento seznam jsme rozšířili o další údaje vyžadované od členů družstva dle nového občanského zákoníku, a také o další nepovinné informace, které v praxi potřebujete.

Seznam členů SVJ je vedený v návaznosti na seznam vlastníků v katastru nemovitostí, rozšířený o požadované údaje dle § 1177, § 1178 a § 1185 nového občanského zákoníku.

Prezenční a hlasovací listina

Hlasovací listina SVJ sčítá hlasy přesně podle podílů uvedených v katastru nemovitostí, nemusíte hlasy podle % ručně sčítat, stačí vyplnit, kdo a jak hlasoval, a máte okamžité výsledky. Prezenční a hlasovací listina je ke stažení v záložce Členové.

Informační deska

Informační deska slouží pro vkládání informací pro členy ze strany vedení družstva/SVJ (pozvánky, odstávky, odečty, apod.). Po vložení příspěvku na informační desku můžete text zprávy odeslat na všechny e-maily a telefonní čísla zadané v záložce Členové. Příjemce je možné filtrovat podle notifikačních skupin a dalších kritérií. E-mail a SMS můžete kdykoliv odeslat opakovaně, například den před schůzí.

Nástěnka

Zde mohou vzkazy umísťovat všichni členové, kteří již mají na stránkách registrován svůj e-mail a obdrželi heslo pro přihlášení. V případě vložení nového vzkazu se o tom dozvědí pouze členové představenstva a výboru e-mailem, ostatní členové se o zprávě dozví přímým vstupem na stránky. Nástěnka umožňuje členům statutáru odpovídat pod konkrétní dotazy členů, nebo vést diskuzi mezi členy. Odpověď na příspěvek (nebo následující odpovědi) je autorovi zaslána v emailové zprávě.

Dokumenty

V rámci systému stránek můžete sdílet či archivovat veškeré dokumenty týkající se SVJ nebo družstva. Dokumentům je možné nastavit dostupnost pouze pro členy nebo statutár. Zpřístupnit je lze však také pouze pro konkrétní jednotky/byty, resp. jeho vlastníky/nájemce, kterým lze automaticky odeslat e-mailové upozornění s odkazem na daný dokument.

Další možností je soubor sdílet veřejně, v takovém případě je dokument dostupný každému návštěvníkovi stránek (je-li záložka Dokumenty nastavena jako veřejně viditelná), případně obdrží-li příjemce link k takto uloženému souboru.

Hlasování

Jmenné hlasování s přehledným exportem kdo, kdy a jak hlasoval (vč. plného znění navrhovaného usnesení) splňuje zákonné požadavky na písemnou formu hlasování, i na vlastnoruční podpis, proto lze použít pro rozhodování způsobem per rollam. Více zde. Webové hlasování lze kombinovat s klasickým způsobem a dodatečně doplnit a započítat hlasy obdržené na hlasovací listině.

Anonymní hlasování lze využít pro získání nezávazného názoru vašich členů, nebo pro závazné tajné hlasování, pokud jej Vaše stanovy umožňují.

Kalendář

Zadejte zde blížící se kontrolu, revizi, výměnu či jinou důležitou událost a již na ni nemusíte myslet. Pokud máte v Kontaktech vyplněn e-mail, automaticky Vám na něj přijde upozornění v nastaveném předstihu. Událost lze následně zopakovat v přednastaveném intervalu.

Pokladna a kniha závazků

Zde můžete jednoduše tisknout a odesílat přehledy vašemu správci nebo účetní. Je na Vás, zda údaje o hospodaření Vašeho družstva/SVJ zveřejníte také ostatním členům.

Banka

V rámci systému stránek můžete evidovat a sdílet pohyby na veškerých účtech. Členové u plateb nevidí čísla účtů ostatních členů, pouze jména. Bankovní pohyby se importují ve formátu CSV, data se při importu automaticky seřadí. Filtrování údajů je možné dle kalendářního roku, daného měsíce a dle položek jednotlivých sloupců, vybrané pohyby lze exportovat.

Další informace naleznete na stránce časté dotazy.