Časté dotazy

Uživatele stránek zajímá

Přihlášení na stránky družstva/SVJ

Pro první přihlášení použijte Vaši emailovou adresu a obdržené heslo. Pokud jste heslo emailem neobdrželi (ověřte i složku spam), kontaktujte Vaše družstvo/SVJ, zřejmě Vám dosud nebyl zřízen přístup.

Heslo jsem obdržel, přihlášení se nedaří.

Zkontrolujte nastavení klávesnice. Kopírujete-li heslo do schránky, ujistěte se, že v bloku nemáte také mezeru před nebo za heslem.

Přihlášení nefunguje, přestože email i heslo je zadáno správně (heslo si nepamatuji).

V přihlašovacím okně zvolte možnost „Zapomněl(a) jsem heslo“. Zadejte svou e-mailovou adresu a potvrďte. Emailem obdržíte zprávu s odkazem pro volbu nového hesla.

Při volbě nového hesla se objevuje zpráva: “Uživatel s tímto emailem neexistuje”.

Kontaktujte Vaše družstvo/SVJ (zřejmě Vám nebyl zřízen přístup, nebo byla použita chybná e-mailová adresa)

Změna hesla

Pro změnu hesla se nejprve přihlaste na stránky. V pravém rohu u Vašeho jména „Jste přihlášen jako“, klikem rozbalte a využijte možnost „Změnit heslo“. Budete přesměrováni na stránku kde zadáte původní i nové heslo. (Návrat na stránky družstva/SVJ je možný tlačítkem vpravo nahoře.)

Změna přihlašovacího e-mailu

E-mailovou adresu uživatele může změnit pouze administrátor, který je uveden na Vašich stránkách v záložce Kontakty. Případně se obraťte se na vedení Vašeho družstva/SVJ.

Osobní údaje a jejich dostupnost

Veškeré Vaše osobní údaje jsou dostupné pouze Vám, vedení družstva/SVJ a administrátorovi stránek (zpravidla člen statutárního orgánu). Ostatní členové vidí zase pouze své osobní údaje a seznam členů/vlastníků. Údaje aktualizujte, statutární orgán je ze zákona povinen tyto údaje evidovat. Veškerý obsah stránek i samotný přenos dat je šifrován.

Nepřišel notifikační e-mail o vložení příspěvku na nástěnku

Notifikační zprávy o vložení příspěvku na nástěnku družstva/SVJ se automaticky odešlou pouze členům statutárního orgánu, resp. administrátorovi stránek. Mají tedy možnost okamžitě reagovat (např. na nahlášení závady na domě), zohlednit dané připomínky při správě, nebo v případě důležité informace pro všechny členy zveřejnit příspěvek nebo reakci na informační desce.

Zprávy z nástěnky se ostatním členům nerozesílají z důvodu možného zahlcení komunikací na nástěnce, případně hromadného šíření nevhodných příspěvků. Notifikační zprávy o vložení příspěvku se odesílají pouze z Informační desky, tedy zpráv, které byly vloženy statutárním orgánem nebo správcem stránek.

Nevidím či nemohu nalézt konkrétní dokument

Dokumenty určené pouze pro členy se pro Vás stanou dostupnými až pro přihlášení. Pro orientaci v dokumentech se využívá adresářová struktura. Zobrazení souborů ve složkách můžete změnit šipkou u konkrétního adresáře, případně hromadně tlačítky “Skrýt vše” a “Zobrazit vše”. Vyhledat dokument pomocí části názvu je možno funkcí ctrl+F.

Administrátora stránek zajímá

Registrace členů pro stránky

Vložením emailových adres do tabulky členů, resp. potvrzením volby “odeslat email o registraci”, odešlete členům přístupové údaje (vygenerované heslo). V případě členů zastávající některou z funkcí, přidejte z nabídky i patřičnou funkci. Funkce v tabulce členů má vliv na dostupnost jednotlivých částí stránek a možnosti modifikovat jejich obsah. Výchozí oprávnění je možné modifikovat v záložce menu Nastavení/Tabulka oprávnění.

Externí uživatel (např. správcovská firma)

Přidání externího uživatele provedete v záložce Členové přes tlačítko 'Přidat člena' (tabulka slouží současně i jako seznam uživatelů stránek). V editačním formuláři upravte funkci např. na 'Správce domu', vyplňte jméno a emailovou adresu. Zvolte libovolný vchod a do kolonky bytové jednotky zadejte pomlčku (uživatel se nebude exportovat do prezenční ani hlasovací listiny, bude ignorován i při aktualizaci vlastníků dle KN).

Odesláním emailu o registraci umožníte dané osobě přístup na Vaše stránky s oprávněním dle dříve přidělené funkce.

Přihlašovací jméno/e-mail

E-mail je jedinečný identifikátor uživatele. Stejný email tedy není možno zadat různým členům např. manželům. (Vložením stejného emailu druhému uživateli by došlo k jeho přepsání, resp. přiřazení vlastníka daného emailu ke konkrétnímu bytu.)

V případě vícenásobného členství je pro správné fungování aplikace potřeba vyplnit email u všech výskytů daného člena. Tímto se stane jedním členem v systému což umožní správný export hlasovací listiny zobrazení všech bytů danému členovi, nebo započíst skutečnou váhu hlasu v Hlasování.

Změna vlastního přihlašovacího e-mailu

Změnu nechte uskutečnit jiného člena s oprávněním administrátora, případně nás kontaktujte. Změnu vlastního emailu neprovádějte, vytvořili byste pro systém nového neregistrovaného člena (přihlášení na stránky by nebylo možné).

Jak vidí stránky členové?

Členové, na rozdíl od Vás, vidí pouze některé části stránek. Vše závisí na „Nastavení oprávnění“. Výchozí nastavení máte od nás předdefinováno podle funkcí v družstvu/SVJ.

Pro vyzkoušené stránek z pohledu řadových členů, doporučujeme přidat fiktivního uživatele (funkce „člen družstva“/„vlastník/spoluvlastník“), e-mail však musí být jiný, než pro stránky používáte. Pozor, vlastní funkci na běžného člena neměňte, připravili byste se o administrátorská práva.

Členům nepřišel notifikační e-mail o vložení příspěvku na nástěnku

Nástěnka slouží primárně členům, notifikační zprávy se zasílají pouze členům statutárního orgánu, resp. administrátorovi stránek. Jedná se o upozornění na aktivitu členů (např. nahlášení závady v domě apod.), máte tak možnost okamžitě reagovat. Notifikace z nástěnky se ostatním členům neodesílá, z důvodu možného zahlcení komunikací na nástěnce, případně hromadného šíření nevhodných příspěvků.

Notifikační zprávu členům máte možnost odeslat pouze z levé části - Informační desky.

Mohu smazat nevhodný příspěvek člena z nástěnky?

Nevhodný, např. urážlivý příspěvek na Nástěnce, vložený členem můžete jakožto administrátor stránek smazat.

Uspořádání dokumentů a oprávnění pro sdílení

Pro rychlou orientaci v dokumentech slouží adresářová struktura. Soubory i celé složky můžete mezi adresáři libovolně přesouvat uchopením myší a přetažením. Pro každý dokument lze nastavit viditelnost ve 3 úrovních (veřejně/jen pro členy/pro statutár). V případě dokumentů s viditelností pro členy nebo statutární orgán, je dostupnost souboru podmíněna přihlášením člena na stránky družstva nebo SVJ. Dokumenty můžete sdílet také odkazem URL, a to bez obav z nekontrolovatelného šíření (podrobnosti zde).

U některých dokumentů není dostupný náhled

Náhled do dokumentu je možný pouze u souboru ve formátech podporovaných webovým prohlížečem. Jedná se tedy především o soubory PDF (standardizovaný přenosný formát dokumentů, který je nezávisle na softwaru nebo hardwaru, zobrazen vždy stejně) a základní typy obrázkových souborů (JPG, PNG, BMP ..).

Dokumenty (u kterých se nepředpokládá úprava uživatelem) vytvořené pomocí nástrojů Office vyexportujte do formátu PDF. U souborů Office určených k úpravě či archivaci, zajistíte náhled přiložením kopie v PDF, nebo JPG.

Celkový prostor pro dokumenty a maximální velikost souborů

Celkový prostor pro dokumenty není omezen. Veškeré dokumenty družstva/SVJ můžete sdílet nebo archivovat v rámci Vašich stránek a to bez obav ze ztráty či zaplnění datového prostoru.

Z důvodu zamezení náhlého zaplnění serveru jsme však zvolili omezení jednotlivého souboru na 15MB. Tato velikost by měla být dostatečná pro jakýkoli dokument. V případě nadlimitních dokumentů optimalizujte rozlišení/kompresi, nebo jej rozdělte na více částí některým z volně dostupných webových řešení.

Vložení obrázku do příspěvku Informační desky

Do příspěvku je možno vložit pouze obrázky uložené ve Vašich Dokumentech. U složky s obrázky musí být zatržena volba “Zobrazit obrázky ve fotogalerii”, současně se musí jednat o fotografie/soubory “viditelné veřejně”. Nabídku takto připravených obrázků vyvoláte v editační kartě příspěvku pomocí piktogramu obrázku.

Nechcete-li aby se tyto obrázky zobrazovali ve Fotogalerii, můžete po vložení do příspěvku následně zrušit volbu “Zobrazit obrázky ve fotogalerii” (piktogram fotoaparátu u dané složky). Soubory nemažte, smazali byste je i z příspěvku Informační desky.

UPOZORNĚNÍ: na stránky vkládejte pouze obrázky určené k volnému, tj. i ke komerčnímu použití, případně obrázky, u kterých máte svolení autora s jejich použitím k danému účelu. Provozovatel webu neručí za škody vzniklé vložením/použitím obrázků a fotografií v rozporu s právem autorským.

Jak nastavit oprávnění a editovat Fotogalerii

Veškeré fotografie pro prezentaci na webových stránkách je třeba nahrát do Dokumentů, ve Fotogalerii se zobrazují soubory z adresářů s potvrzenou volbu “Zobrazit obrázky ve fotogalerii” (složky s fotoaparátem). Skupiny snímků ve Fotogalerii odpovídají adresářům.

Pro jednotlivé návštěvníky stránek, máte tedy možnost nastavit pouze viditelnost této záložky. Oprávnění pro správu Fotogalerie vychází z již přiděleného oprávnění pro záložku Dokumenty.

Máme v tabulce členů zadat všechny spoluvlastníky družstevního podílu, nebo jen jednoho z nich?

Doporučujeme zadat všechny spoluvlastníky družstevního podílu, abyste měli členskou evidenci kompletní. Každého člena zadejte do samostatné karty člena. Zadáním stejné adresy a čísla bytu si webDOMU spoluvlastníky propojí tak, že budou sdílet společné údaje: Počet osob v bytě, Souhlas s podnájmem (včetně podnájmu od - do), atd.

Co znamená společný zástupce u SVJ a proč bychom jej měli zatrhnout v tabulce členů?

Pokud jednotku vlastní více spoluvlastníků, je potřeba aby dle § 1185 NOZ zmocnili společného zástupce, který vykonává jejich práva vůči osobě odpovědné za správu domu (SVJ). To platí i v případě manželů, kteří mají jednotku ve společném jmění. Podrobnější informace k problematice zde.

Spoluvlastník zatrhnutý jako společný zástupce bude moci hlasovat a bude se také zobrazovat v prezenční a hlasovací listině pro hlasování na shromáždění. Pokud je společným zástupcem osoba odlišná od spoluvlastníků jednotky, doplňte tuto osobu do tabulky členů (uživatelů) a zvolte roli ‘Nevlastník - zmocněný zástupce’.

Hlasování (on-line hlasování způsobem per rollam)

Hlasování nabízí variantu anonymního nebo jmenného hlasování, které lze využít také pro písemné hlasování způsobem per rollam (mimo členskou schůzi/shromáždění). Po ukončení jmenného hlasování máte k dispozici export výsledků vč. návrhu usnesení, data, času, váhy hlasu (u SVJ také podílu) a jména hlasujícího. Export můžete volitelně řadit a doplnit o volné pole, např. pro doplnění podpisu, který však lze nahradit (viz. níže). Výstup můžete vytisknout nebo uložit (*pdf).

Každý člen družstva má 1 hlas. Společní členové družstva (např.manželé) mají dohromady 1 hlas. Po odhlasování jednoho ze společných členů je hlasování dalšího z nich znemožněno.

Každý člen SVJ má počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech. Má-li vlastník více jednotek, je pro správné započítání hlasů nutné, aby byla jeho emailová adresa uvedena u všech jeho jednotek.

V případě spoluvlastnictví jednotky může za jednotku hlasovat pouze vybraný společný zástupce označený v tabulce členů – viz. předchozí bod „Co znamená společný zástupce u SVJ ...“. Pokud nebude u spoluvlastníků nikdo označen jako „společný zástupce“, nebude hlasování za tuto jednotku vůbec umožněno.

Podklady pro hlasování můžete členům doručit přímo v emailové notifikaci, a to pomocí URL odkazu na dokument (návod naleznete zde).

Více k hlasování per rollam v podmínkách SVJ, zde, v podmínkách bytových družstev, zde.

Dle § 562/1 NOZ je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.

Dle § 561 NOZ lze podpis nahradit mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis (Zákon č. 297/2016 Sb. a Nařízení EU č. 910/2014) stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.

Elektronické hlasování v rámci aplikace webdomu.cz všechny tyto požadavky na písemné hlasování a na vlastnoruční podpis člena splňuje (člen se přihlašuje svým e-mailem, který je uveden v seznamu členů SVJ, a jeho individuálním heslem, u hlasování je uvedeno jeho jméno a příjmení, datum a čas hlasování a celý návrh usnesení, o němž hlasoval).

Jsou možné individuální úpravy stránek?

Individuální úpravy stránek obecně možné nejsou. Díky hromadným funkcím a vzhledu můžete mít stránky (aplikaci) za příznivou cenu, která by při individuálních úpravách nebyla možná. Stránky je však možno individualizovat vložením fotografie domu do záhlaví stránek (Nastavení/Základní údaje). Při vývoji vycházíme z požadavků zákazníků a vždy se snažíme, aby nové úpravy byly přínosem pro všechny klienty, proto nelze realizovat úplně všechny požadavky.

S pokračujícím vývojem Vám budou automaticky přibývat další funkce a vylepšení, které zobrazíte přímo z Vašich webových stránek přes 'červené oko' v menu nebo zde.

Některé záložky stránek nehodláme využívat, je možné je ze stránek odstranit?

Založením stránek získáte veškerý obsah, který aplikace webDOMU nabízí. Stránky jsou však maximálně variabilní, některé záložky tedy nemusíte vůbec využívat. V rámci nastavení stránek máte možnost záložky zcela skrýt pro všechny nebo jen některé skupiny uživatelů. Již ve výchozím nastavení jsou některé záložky pro řadové členy skryté (pokladna, kniha závazků, nastavení).

Stránky se rozhodneme nepoužívat, musíme zaslat výpověď smlouvy?

Pokud se rozhodnete stránky nepoužívat, stačí, že neuhradíte obdrženou zálohovou fakturu. Z důvodu možného opomenutí platby Vás však před ukončením stránek budeme vždy nejprve kontaktovat. V případě stránek v testovacím režimu je možné prodloužit období pro bezplatné vyzkoušení.

Jak využít vlastní doménu družstva/SVJ?

Vaši doménu je možné používat díky přesměrování, které provedete změnou DNS záznamu. Pro přesměrování nás kontaktujte, poskytneme Vám potřebné informace a provedeme odpovídající nastavení na našem serveru.

Další informace naleznete v záložce JAK TO FUNGUJE