Hlasování mimo shromáždění SVJ (hlasování per rollam, elektronické hlasování, on-line hlasování)

Co to je PER ROLLAM

PER ROLLAM je písemné hlasování mimo svolané shromáždění. Tj. shromáždění se nesvolává a vůbec se nekoná!

Dle § 562/1 NOZ je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.

Někdy je hlasování nesprávně označováno jako korespondenční hlasování, kterým se však rozumí odevzdání hlasů před konáním valné hromady pouze u a.s. či s.r.o. Tj. podstatný rozdíl je v tom, že se valná hromadu opravdu koná.

Způsobem per rollam lze hlasovat například tak, že členové obdrží v písemné (také elektronické) formě návrh usnesení a poklady potřebné pro přijetí usnesení (nebo info, kde se s nimi mohou seznámit – ideálně na webu). Na návrhu vyznačí své hlasování a návrh vrátí zpět v uvedené lhůtě, která činí 15 dní, není-li stanovena delší lhůta pro hlasování. Pokud v uvedené lhůtě nehlasuje, má se za to, že člen s návrhem nesouhlasí. Pro začátek běhu lhůty je rozhodné datum doručení návrhu členovi (ne kdy jej skutečně převzal, ale kdy byl návrh dodán do sféry příjemce - tj. např. vhozen do domovní schránky).

K přijetí rozhodnutí vyžaduje souhlas většiny hlasů všech vlastníků jednotek (všech, tj. nikoliv pouze těch, kteří se zúčastní hlasování), ledaže stanovy nebo zákon vyžadují vyšší počet hlasů.

Pro doručení návrhu usnesení i pro odevzdání hlasování lze zvolit jakoukoliv písemnou formu, tj. také tu elektronickou (e-mailem nebo pomocí aplikace/webu, který umí identifikovat hlasujícího). Častým mýtem je, že musí být doručováno doporučeně nebo do vlastních rukou. Není tomu tak, pokud na tom vyloženě netrvají stanovy! Doručovat lze také pouhým vhozením do domovní schránky nebo zveřejněním na webových stránkách (doporučujeme však zároveň z webu odeslat notifikační zprávu).

Pokud výsledek rozhodování doručujete soudu, např. z důvodu hlasování o volbě statutárního nebo kontrolního orgánu, pak soudu doložíte pouze čestné prohlášení statutárního orgánu o tom, že bylo doručeno vhozením do poštovní schránky, e-mailem, uveřejněním na webových stránkách, nebo kombinací těchto způsobů. Soudu také doložíte návrh rozeslaného usnesení, nikoliv jednotlivé hlasovací listy, které jste od členů obdrželi.  

Statutární orgán oznámí vlastníkům jednotek v písemné (tj. také v elektronické) formě výsledek hlasování, a pokud bylo usnesení přijato, oznámí jim i celý obsah přijatého usnesení. Oznámení lze učinit např. prostřednictvím webových stránek SVJ.

Dne 16.4.2020 jsme zprovoznili na https://webdomu.cz/ pro družstva i SVJ adresné hlasování Vašich členů se záznamem a exportem kdo, kdy a jak hlasoval. Hlasování si můžete prohlédnout v našem demo SVJ nebo demo družstvo.

Kdy mohou PER ROLLAM využít společenství vlastníků (jednotek)

SV mohou přijímat usnesení způsobem per rollam kdykoliv, pokud to dovolují stanovy, jinak pouze v případě, že svolané shromáždění nebylo usnášení schopné (pak se rozhoduje o týchž záležitostech, které měly být přijaty na svolaném shromáždění). Po dobu trvání mimořádných opatřeních při epidemii /nejpozději do 30.6.2021/ však mohou způsobem per rollam hlasovat i díky Zákonu č. 191/2020 Sb.. který mimo jiné:

• - rozšiřuje možnost hlasování v orgánech právnické osoby (také družstva a SVJ) formou per rollam v době trvání mimořádných opatření při epidemii i pro ty právnické osoby, které možnost per rollam ve stanovách vůbec nemají, 
• - umožňuje hlasování za použití technických prostředků, 
• - prodlužuje funkční období volených členů,
• - posunuje termínu pro odsouhlasení účetní závěrky.

Podrobnější informace zde. 

Neplést dobu trvání mimořádných opatření při epidemii s dobou nouzového stavu!

§ 1212 NOZ vyžaduje k platnosti hlasování vyjádření vlastníka jednotky s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo učiněno, podepsané vlastní rukou na listině (neplést se stranou) obsahující plné znění návrhu rozhodnutí. Vyžaduje-li zákon nebo stanovy, aby přijetí rozhodnutí shromáždění bylo osvědčeno veřejnou listinou, musí být podpis vlastníka jednotky na vyjádření úředně ověřen.

Co lze uznat za podpis

§ 561/1 NOZ: K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. Jiný právní předpis je Zákon č. 297/2016 Sb. a Nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS.

Na základě těchto předpisů lze mezi soukromoprávními osobami uznat za vlastnoruční podpis také prostý elektronický podpis, který nenaplňuje požadavky kladené na vyšší formy elektronických podpisů (tj. zaručený elektronický podpis či kvalifikovaný elektronický podpis). Elektronický podpis je přitom definován jako data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání. Za vlastnoručně podepsaný dokument lze tak jistě uznat také dokument odeslaný z e-mailu, který člen poskytl pro komunikaci s SVJ, je veden v seznamu členů SVJ a tudíž nelze mít pochyb o tom, kdo dokument odeslal, bez ohledu, zda je na dokumentu naskenovaný podpis či nikoliv. Elektronické hlasování v rámci aplikace webdomu.cz všechny tyto požadavky na písemné hlasování a na vlastnoruční podpis člena splňuje (člen se přihlašuje svým e-mailem, který je uveden v seznamu členů SVJ, a jeho individuálním heslem, u hlasování je uvedeno jeho jméno a příjmení, datum a čas hlasování a celý návrh usnesení, o němž hlasoval).  

VZOR usnesení ve formě per rollam si můžete stáhnout z našich demo stránek

zpět do Aktualit