🛠️ Technické dotazy

🔑 Přihlášení a heslo

Přihlašovacím jménem je e-mail uživatele. Přístupové heslo systém automaticky odešle po vložení e-mailové adresy do evidence členů. Vložení nebo změnu emailové adresy provádí administrátor webu (statutár nebo správce stránek). Jednu e-mailovou adresu nelze použít pro více uživatelů. Má-li člen více bytů/jednotek, vyplňte e-mail u každé z nich, aby došlo k jednoznačné identifikaci vlastníka.

Pokud jste email s heslem neobdrželi, zkontrolujte složku Spam a kontaktujte Vašeho správce stránek. Po přihlášení lze heslo kdykoliv změnit v menu přihlášení. Nepřihlášení návštěvníci vidí pouze veřejné část stránek, dle nastavení v tabulce oprávnění.

📞 Kontakty

Kontakty jsou standardně viditelné všem návštěvníkům stránek. Pro správné fungování systému doporučujeme vyplnit alespoň jeden kontaktní e-mail. Na emaily ststutárů a spravce stránek jsou zasílána systémová upozornění na blížící se údálosti, nové příspěvky, atd. Email subjektu uložený v Nastavení/Základní údaje se zde zobrazí automaticky. Zveřejněný email používáme pro fakturaci či důležitá oznámení. Reklamní sdělení nezasíláme.

🏠 Členové a vlastníci

Do evidence členů zadávejte osobní e-mailové adresy používané pro přihlášení do systému, nikoliv obecný e-mail SVJ nebo družstva.

Evidence je vedena podle bytů a jednotek. Pokud je jednotka ve spoluvlastnictví více osob nebo je členství v družstvu společné (např. manželé), je vhodné evidovat všechny spoluvlastníky nebo společné členy. Rozsah evidovaných údajů odpovídá požadavkům právních předpisů pro SVJ i bytová družstva.

Osobní údaje uživatelů vidí pouze admini stránek, nikoliv ostatní členové.

👨‍💼 Externí uživatel (např. správcovská firma)

Externího uživatele přidáte v záložce Členové pomocí tlačítka Přidat člena (tabulka současně slouží jako seznam uživatelů stránek).

Při vytváření uživatele:

  • zvolte funkci, například Správce domu,
  • vyplňte jméno a e-mailovou adresu,
  • vyberte libovolný vchod,
  • do pole Bytová jednotka zadejte pomlčku (-).

⚠️ Takto vytvořený uživatel nebude zahrnut do prezenčních ani hlasovacích listin a nebude ovlivňovat aktualizace vlastníků z katastru nemovitostí.

Po odeslání registračního e-mailu získá uživatel přístup na stránky s oprávněními dle vybrané funkce.

👥 Jak vidí stránky běžní členové?

Běžní členové nevidí stejné informace jako administrátor. Rozsah dostupných záložek, dokumentů a údajů závisí na oprávnění konkrétního uživatele s přidělenou funkcí nebo dané uživatelské skupiny. Výchozí oprávnění jsou přednastavena podle běžných funkcí a lze je modifikovat v Tabulce oprávnění).

💡 Administrátor má v menu přihlášení možnost přepnout zobrazení stránek na pohled z pozice běžného člena (svou funkci neměňte, můžete přijít o administrátorská oprávnění)

📢 Informační deska

Slouží k informacím ze strany družstva/SVJ/spolku ke svým členům a dalším uživatelům. Vložené informace lze následně rozeslat notifikační zprávou na e-maily členů (všem nebo dle vybraných skupin či vchodů) nebo formou SMS. Upozornění je možno zaslat opakovaně.

Text příspěvku lze formátovat v editačním formuláři. Vložit také obrázky z počítače nebo z záložky Dokumenty.

💬 Nástěnka členů

Slouží k informacím ze strany členů vůči vedení nebo ostatním uživatelům stránek a umožňuje vést diskuzi ve vláknech.

Emailové notifikace se automaticky odesílají na administrátora stránek a na autora příspěvku. Členové mají možnost si emailové notifikace z Nástěnky aktivovat na Kartě člena.

📁 Dokumenty

Systém umožňuje ukládat, sdílet a archivovat veškeré dokumenty související se správou domu. Dokumentům i jednotlivým složkám lze nastavit různá oprávnění. Mohou být veřejné, dostupné pouze přihlášeným členům, statutárním orgánům nebo například pouze vlastníkům konkrétní jednotky.

Dokumenty doporučujeme sdílet ve formátu PDF, který lze zobrazit přímo na stránkách bez nutnosti stahování. Soubory i celé složky můžete mezi adresáři libovolně přesouvat uchopením myší a přetažením.

Celkový prostor pro dokumenty není omezen. Velikost jednoho dokumentu je max. 15 MB.

Hromadné nahrání dokumentů pro členy

Dokumenty pro konkrétní členy je možné nahrát také hromadně a automaticky roztřídit do jednotlivých složek členů. Názvy dokumentů však musí obsahovat jedinečné číslo jednotky/bytu. O nově vložených dokumentech lze automaticky informovat e-mailem a sdílet prostřednictvím přímého odkazu.

📸 Fotogalerie a její oprávnění

Fotogalerie zobrazuje fotografie uložené v záložce Dokumenty ve složkách, u kterých je aktivována volba „Zobrazit obrázky ve fotogalerii". Jednotlivá alba ve fotogalerii odpovídají těmto složkám.

U fotogalerije je možno nastavit pouze její viditelnost. Oprávnění pro správu fotogalerie se řídí oprávněními záložky Dokumenty. Uživatelé, kteří mohou spravovat dokumenty, mohou současně spravovat i obsah fotogalerie.

🗳️ Hlasování a per rollam

Systém umožňuje jmenné i anonymní hlasování. U jmenného hlasování je evidováno kdo, kdy a jak hlasoval, včetně úplného znění schvalovaného usnesení. Hlasování lze využít také pro rozhodování per rollam. U SVJ systém automaticky počítá hlasy podle spoluvlastnických podílů. Onine hlasování lze kombinovat s hlasovacími lístky a dodatečně doplnit hlasy doručené v listinné podobě. Prezenční i hlasovací listiny lze exportovat nebo vytisknout.

Elektronické hlasování v rámci aplikace webdomu.cz splňuje požadavky na písemné hlasování a na podpis člena dle § 561 a 562/1 NOZ, Zákona č. 297/2016 Sb. a Nařízení EU č. 910/2014.

💡Hlášení (závad)

V této záložce mohou členové nahlásit závadu, upozornit na problém nebo zaslat podnět vedení SVJ či družstva. Statutární orgány a administrátoři mohou k jednotlivým hlášením přidávat poznámky, reagovat na ně a sledovat jejich vyřízení. O nově vložených hlášeních i následných reakcích jsou administrátoři a autor podnětu automaticky informováni e-mailem.

Záložku lze využít také pro interní správu úkolů. Statutáři a administrátoři mohou zadávat úkoly ostatním členům statutárního orgánu. Tyto úkoly nejsou běžným členům viditelné.

📅 Kalendář a hlídání termínů

Kalendář slouží k evidenci revizí, kontrol, výměn zařízení a dalších důležitých událostí. Systém automaticky zasílá upozornění v nastaveném předstihu. Upozornění se odesílají na kontaktní e-maily členů statutárního orgánu a správce stránek uvedených v záložce Kontakty.

⚠️ U pravidelně se opakující událostí, vytvoříte novou událost z již proběhlé akce pomocí funkce opakování ve zvoleném intervalu.

💰 Pokladna, kniha závazků a banka

Pokladna, kniha závazků a evidence bankovních pohybů umožňují mít hospodaření domu přehledně na jednom místě.

Bankovní pohyby lze importovat z CSV (API) souborů (mportovat samotné bankovní výpisy nelze). Duplicitně nahrané záznamy se ignorují. Data jsou automaticky seřazena a lze je filtrovat podle roku, měsíce a dalších údajů.

Vybrané přehledy lze exportovat nebo předat správci či účetní. Rozsah zveřejněných informací si určujete sami prostřednictvím oprávnění jednotlivých uživatelů. V případě zpřístupnění Banky členům nejsou viditelné čísla účtů

🌐 Vlastní doména

Stránky můžete provozovat také na vlastní doméně. Propojení domény se provádí úpravou DNS záznamů. Stačí nás kontaktovat a poskytneme vám potřebné údaje. Odpovídající nastavení na našem serveru zajistíme.

⚠️ Zprovoznění stránek na vlastní doméně je zpoplatněná služba (vizceník)

❌ Skrytí nevyužitých záložek

Záložky, které nevyužíváte, můžete v nastavení skrýt pro všechny nebo jen pro některé skupiny uživatelů (např. banka – doporučujeme ponechat pouze statutárům nebo externí účetní).

⚙️ Nastavení

Možnost uživatele zobrazit nebo editovat jednotlivé sekce stránek určuje Tabulka oprávnění. Výchozí nastavení se řídí dle přiřazené funkce v sekci "členové". Uživatelům s přidělenou funkcí lze oprávnění modifikovat individuálně, ostatním členům (případně nečlenům) nebo návštěvníkům stránek pak skupinově.



Další informace naleznete v podrobnějším popisu funkcí aplikace webDOMU.