Změna představenstva/výboru/kontrolní komise způsobem per rollam a zápis změn do obchodního rejstříku

aktualizace 1/2023

I když strach z koronaviru trochu opadl, stále jsou na místě obavy, zda svolat řádnou schůzi, a zda bude vůbec usnášeníschopná. Alternativou je přijmout usnesení hlasováním zcela mimo členskou schůzi/shromáždění – způsobem per rollam, tj. písemně, avšak písemně = také elektronicky (např. webových stránek na portále webDOMU.cz), přičemž v daném případě lze podpis nahradit.

§ 562/1 NOZ: Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.

§ 561/1 NOZ: K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat. Jiný právní předpis je § 7 Zákona č. 297/2016 Sb., který říká, že k podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než způsobem uvedeným v § 5 nebo § 6 odst. 1.  Dále lze oporu nalézt v Nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS.

Dovolte nám podělit se s vámi o čerstvou zkušenost s volbou nových členů způsobem per rollam a se zápisem změn do obchodního rejstříku. 

Co je potřeba vědět, aby proběhla změna v obchodním rejstříku bez komplikací?

Přijmout usnesení formou per rollam můžete v případě, že to dovolují stanovy družstva.

V případě SVJ je možné hlasování per rollam použít pouze v případě, že to dovolují stanovy, nebo v případě, že svolané shromáždění není usnášeníschopné, a to do 1 měsíce od původního shromáždění. V jiných případech lze mimo zasedání rozhodnout, pouze pokud to připouštějí stanovy.

K návrhu na zápis změn představenstva/výboru/kontrolní komise způsobem per rollam do obchodního rejstříku je potřeba dodat soudu tyto listiny:

1. Návrh rozhodnutí per rollam - tj. návrh, který byl předložen členům k rozhodnutí; nedokládají se jednotlivé hlasovací listy! Návrh se dodává na soud v tištěné nebo el. podobě. Vzor návrhu můžete nalézt na našich stránkách.
2. Zápis z hlasování per rollam (v tištěné i elektronické podobě – zakládá se do sbírky listin). Vzor ke stažení.
3. Čestná prohlášení členů představenstva/výboru/kontrolní komise o splnění podmínek k výkonu funkce (pouze v tištěné podobě s úředně ověřenými podpisy) – můžete nalézt na našich stránkách.
4. Seznam členů družstva/vlastníků s uvedením kdo, kdy a jak hlasoval (například ve formě tabulky). Seznam členů můžete vygenerovat z vašich webových stránek na portále webdomu.cz. Dodávejte v tištěné podobě, u elektronické podoby hrozí založení do sbírky listin! V případě, že hlasování probíhalo také elektronicky, pak přiložte export z hlasování. Soud však může výjimečně požadovat doložení jednoltlivých hlasovacích listů těch členů, kteří hlasovali tištěnou formou.
5. Důkaz o doručení návrhu usnesení všem členům družstva/SVJ. U družstva je požadavek dán § 652/1 ZOK,  (stačí dodat čestné prohlášení představenstva + tištěná notifikační zpráva z webových stránek, případně odkaz na webové stránky s uveřejněným návrhem, z něhož je patrné rovněž odeslání notifikační zprávy). Důkaz/čestné prohlášení v tištěné nebo el. podobě.
6. Důkaz o doručení výsledku usnesení všem členům družstva/SVJ. Požadavek u družstva je dán § 655 ZOK (stačí opět čestné prohlášení + tištěná notifikační zpráva z webových stránek, případně odkaz na web). Důkaz/prohlášení se dokládá v tištěné nebo el. podobě

Návrh na zápis změn do obchodního rejstříku vygenerujete na tomto odkaze.

Návrh je nutno podat

• elektronicky (s dodáním listin v tištěné podobě a dále listin, které se zakládají do sbírky listin také v elektronické podobě – viz. bod 2), nebo
• v tištěné podobě s úředně ověřenými podpisy (s přiložením požadovaných příloh v tištěné podobě a listin, které se zakládají do sbírky listin také v elektronické podobě – na CD nebo datovou schránkou).

Návrh je nutno opatřit kolkem v hodnotě 2000 Kč, případně vyčkat na výzvu soudu k úhradě soudního poplatku.

Ohledně doručení důkazů dle bodu 5) a 6) – jsme soud upozornili na absurdní požadavek, neboť v případě, kdy je svolána klasická členská schůze/shromáždění, pak se soudu rovněž nedokládá důkaz, že byla všem členům družstva/SVJ doručena pozvánka na schůzi.

Nicméně jsme na výzvu soudu doručili důkazy - listiny dle bodu 5 a 6, a to formou:

• čestného prohlášení o vhození návrhu usnesení a výsledku usnesení všem členům družstva do označených domovních schránek,
• a dále formou prohlášení, že byl návrh i přijaté usnesení vyvěšen na webových stránkách družstva (na portále webdomu.cz) s odesláním notifikačního e-mailu na e-mailové adresy zapsané v seznamu členů, což jsme doložili důkazem – vytištěnou notifikační zprávou z webu.

Požadavek na písemnou formu návrhu usnesení

Aby nebylo pochyb ohledně splnění písemného požadavku na doručení návrhu usnesení a samotného usnesení členům (požadavek dle stanov ale také Zákona č. 191/2020 Sb.), poučili jsme soud, že dle § 562/1 NOZ je písemná forma zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.

Na základě výše uvedeného soud změny představenstva způsobem per rollam již bez námitek zapsal, tj. byla uznána také elektronická forma doručení jak návrhu, tak přijatého usnesení formou per rolllam za využití notifikačních zpráv z webových stránek na portále webDOMU.cz. 

Pozor na 15-ti denní lhůtu pro přijetí usnesení

Upozorňujeme na striktní 15-ti denní lhůtu pro přijetí usnesení (není-li stanovami sjednána delší). Pokud by někdo hlasoval po této lhůtě, k hlasu se nepřihlíží, nebylo hlasováno v zákonné lhůtě! Pokud budete rozesílat návrhy usnesení doporučeně, máme za to, že 15-ti denní lhůta pro přijetí usnesení bude u všech příjemců rozdílná, a to podle data doručení/marného uplynutí doručovací lhůty, což je velmi nepraktické. Doporučujeme doručovat prostřednictvím vhození do označených domovních schránek s využitím kombinace webových stránek a z nich prokazatelně zaslaných notifikačních e-mailů na registrované e-mailové adresy členů. 

Podle zákona se lhůta počítá od následujícího dne po doručení! Tj. 15+1.

Nezapomeňte na návrh na zápis změny skutečného majitele

Více o zápisu skutečného majitele v našem článku.

Možnost volby členů představenstva/výboru/kontrolní komise také s využitím technických prostředků

Lze využít v případě, pokud to umožňují stanovy. 

autor: Ing. Pavla Gajdáčková, autorská práva: webDOMU s.r.o.

zpět do Aktualit